Devo
organizzare un incontro con collaboratori che conosco poco inerente
temi importanti per lo sviluppo della mia azienda. Come gestire la
situazione? Paolo, Milano,
Affinchè un incontro di lavoro risulti realmente produttivo e consenta di raggiungere gli obiettivi prefissati sarà necessario l´imporsi la considerazione di alcuni elementi basilari. Innanzitutto sarebbe opportuno lo spronare chiunque sia chiamato a partecipare al ragionamento per obiettivi, in modo che il comportamento dei presenti sia sempre e comunque volto al rispetto della programmazione e dei tempi previsti. La puntualità sarà un altro fattore indispensabile e dovrà essere richiesta con i modi consoni alla circostanza, ma in maniera imprescindibile. Il porsi in questi termini contribuirà al miglioramento dei comportamenti altrui e ridurrà il tempo delle attese inutili e stressanti. Una "strategia" per gestire i ritardatari cronici potrebbe essere quella di affidare ad alcuni di loro qualcosa che riguardi la preparazione dell´evento stesso. Ciò li costringerà ad arrivare addirittura prima degli altri. Il "prima" dovrà essere organizzato in modo sistematico: telefonate, e-mail, messaggi dovranno essere predisposti con il dovuto anticipo al fine di risultare mirati all´obiettivo e ottenere l´effetto coinvolgimento desiderato. Anche gli orari di inizio e la previsione precisa della conclusione dell´incontro dovranno essere comunicati in modo che gli invitati possano organizzare i loro impegni lavorativi. La sequenza con la quale verranno trattati gli argomenti sarà altrettanto importante: le questioni marginali dovranno essere considerate solo a fine riunione e i partecipanti saranno sollecitati a sollevare questioni aggiuntive soltanto una volta che i temi all´ordine del giorno saranno esauriti e si sarà ottenuto un reale avanzamento delle attività e dei progetti aziendali, rispettando le regole che permettano di muoversi meglio nel tempo.